Bagaimana Melakukan Analisa SWOT dalam Organisasi Anda

Thepresidentpost.id - Dalam perjalanan hidup perusahaan, sesekali pimpinan perusahaan atau pimpinan divisi / departemen perlu mengadakan analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman. Evaluasi diri ini populer disebut analisa SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities -Threats).  Analisa SWOT merupakan proses tindakan reflektif yang kelihatan sederhana tapi sangat berarti dalam memberikan gambaran dimana posisi perusahaan saat ini dan hal - hal apa saja yang kritis sehingga dapat mempengaruhi perusahaan.

Analisa SWOT dimulai dengan mengumpulkan informasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Anda akan mencatat kesempatan yang tersedia dan ancaman yang mungkin akan terjadi dari luar, berdasarkan lingkungan perusahaan dan situasi persaingan. Dalam tahap awal, jangan pusingkan diri Anda dengan berpikir yang rumit - rumit. Bullet points adalah salah satu cara terbaik. Tuliskan faktor - faktor yang Anda yakin akan relevan dalam setiap area. Ketika Anda membuat rencana pemasaran (marketing plan), kemungkinan Anda akan meninjau kembali setiap point yang sudah Anda buat sebelumnya.

Tujuan utama dari analisis SWOT adalah untuk mengidentifikasi dan menetapkan setiap faktor yang signifikan, positif dan negatif, ke salah satu dari empat kategori; yang memungkinkan Anda untuk melihat perusahaan atau departemen Anda secara obyektif. Analisa SWOT merupakan alat yang berguna dalam mengembangkan dan memastikan bahwa strategi pemasaran dan tujuan organisasi Anda sudah mengarah ke arah yang benar.

Ada baiknya Anda memulai dengan memikirkan kesempatan apa yang muncul dan ancaman apa yang mungkin terjadi dari lingkungan eksternal perusahaan.

Strengths

Kekuatan (Strengths) menggambarkan sifat, sikap dan kondisi yang positif  baik terlihat (tangible) maupun tidak terlihat (intangible) di dalam organisasi Anda. Kekuatan ini dalam kendali Anda. Apa yang dapat Anda lakukan dengan baik ? Sumber daya apa yang Anda miliki? Keuntungan dan keunggulan apa yang Anda miliki yang tidak dimiliki pesaing?

Anda dapat memulai kekuatan dari beberapa bidang; misalnya bidang pemasaran (marketing), keuangan (finance), produksi (manufacturing) dan struktur organisasi (organizational structure). Kekuatan termasuk atribut positif dari orang - orang yang terlibat dalam organisasi termasuk pengetahuan, latar - belakang, pendidikan, identitas, kontak, reputasi atau keahlian yang dimiliki. Kekuatan juga termasuk modal yang tersedia, peralatan, kredit pinjaman yang diperoleh dari bank atau investor, saluran distribusi saat ini, hak paten, hak cipta, database yang baik, dan sumber - sumber berharga lain dalam perusahaan.

Kekuatan mencerminkan aspek - aspek internal yang positif bagi perusahaan Anda dan menambahkan nilai untuk keunggulan bersaing perusahaan Anda. Ketika memikirkan dan menuliskan point - point kekuatan ini, itulah kesempatan bagi Anda untuk mengingatkan diri akan hal - hal positif dalam perusahaan Anda.

Weaknesses

Mencatat kelemahan dalam perusahaan Anda. Kelemahan adalah faktor - faktor di bawah kendali Anda yang dapat menggagalkan Anda untuk mencapai atau mempertahankan keunggulan bersaing. Di area mana organisasi Anda bisa ditingkatkan ?  Kelemahan dapat termasuk keahlian, kekurangan sumber daya, kekurangan akses terhadap keahlian dan teknologi, pelayanan dibawah standard industri, atau lokasi perusahaan yang buruk. Faktor - faktor ini di bawah kendali dan tanggungjawab Anda, tapi karena berbagai alasan perlu dilakukan perbaikan supaya dapat mencapai target atau tujuan pemasaran dengan efektif dan efisien.

Kelemahan mencerminkan aspek - aspek internal dalam organisasi yang menghalangi perusahaan dalam penyampaian nilai tambah yang ditawarkan atau lokasi dimana menjadi kelemahan bersaing perusahaan. Area ini perlu ditingkatkan dalam usaha untuk bersaing dengan pesaing Anda yang paling dekat. Semakin tepat Anda mengidentifikasi kelemahan - kelemahan Anda, semakin berharga analisa SWOT yang menjadi tugas penilaian Anda.  

Opportunities

Kesempatan adalah faktor - faktor eksternal yang atraktif yang mencerminkan alasan kenapa perusahaan didirikan. Kesempatan apa yang tersedia dalam pasar, atau lingkungan sekitar Anda dimana perusahaan Anda diharapkan dapat memperoleh keuntungan ?

Kesempatan - kesempatan ini mencerminkan potensi yang dapat direalisasikan dengan menerapkan strategi pemasaran. Kesempatan dapat berupa sebagai akibat pertumbuhan pasar, perubahan gaya hidup, pemecahan masalah yang diasosiasikan dengan situasi saat ini, persepsi pasar yang positif tentang produk perusahaan Anda. Bisa juga kemampuan untuk menawarkan nilai yang lebih besar yang akan menciptakan permintaan untuk jasa perusahaan Anda. Jika memang relevan, jangka waktu juga dapat dimasukkan sebagai kesempatan. Apakah aspek - aspek yang Anda pikirkan ini sebagai kesempatan yang tersedia atau sebagai pintu menuju kesempatan ? Seberapa kritis waktu yang Anda miliki ?

Sekali lagi harus diingat, bahwa kesempatan posisinya berada di luar perusahaan. Jika Anda mengindentifikasikan kesempatan tapi posisi di dalam perusahaan, itu bukan “kesempatan”, tapi merupakan kekuatan.

Threats

Faktor - faktor apa yang menjadi ancaman bagi bisnis Anda? Ancaman termasuk factor - faktor di luar kendali Anda yang dapat membuat strategi pemasaran atau posisi perusahaan berada dalam bahaya. Posisi ancaman berada dari luar perusahaan, jadi Anda tidak bisa mengendalikannya. Tapi tetap ada solusi: Anda dapat mempersiapkan rencana cadangan (contingency plan) sebagai persiapan jika hal tersebut benar - benar terjadi.

Suatu ancaman adalah suatu tantangan yang diciptakan oleh perkembangan lingkungan atau tren yang tidak mendukung yang dapat mengarah kepada penurunan penjualan / pendapatan dan mengikis habis profitabilitas perusahaan Anda. Persaingan - baik saat ini maupun potensial - selalu merupakan suatu ancaman.

Ancaman lain dapat termasuk kenaikan harga dari supplier yang tidak dapat diterima, peraturan baru dari pemerintah, resesi ekonomi, tulisan di media atau pembahasan di media yang merusak citra. Pergeseran selera atau perilaku konsumen yang mengurangi penjualan Anda atau diperkenalkannya teknologi quantum leap sehingga membuat produk, peralatan, atau jasa yang Anda tawarkan menjadi usang. Situasi apa yang mungkin mengancam usaha - usaha marketing Anda ? Tuangkan rasa takut Anda ke atas kertas. Sebagian dari daftar yang Anda buat mungkin ada yang bersifat spekulatif dan bukan berdasarkan data yang ada, tapi dapat membuat daftar SWOT Anda menjadi lebih lengkap dan bernilai. Jadi lebih baik jika mengelompokkan ancaman terhadap tingkat “keseriusan” dan seberapa besar “kemungkinan akan terjadi”.

Semakin baik Anda  mengidentifikasikan ancaman - ancaman yang potensial, semakin mungkin Anda menempatkan diri dalam posisi rencana yang pro - aktif dan dapat langsung meresponi terhadap ancaman tersebut. Jika Anda mengarah kepada rencana cadangan, ada baiknya Anda segera meninjau kembali daftar ancaman yang sudah Anda buat.

Aplikasi

Kekuatan dan kelemahan internal dibandingkan dengan ancaman dan kesempatan eksternal dapat memberikan pandangan terhadap kondisi dan potensi bisnis. Bagaimana kelemahan dapat dieliminasi? Atau bagaimana Anda dapat menyiasati kelemahan menjadi kekuatan dan ancaman menjadi kesempatan dalam praktik?

Nilai yang sejati dari analisa SWOT adalah menyajikan semua informasi ini bersama - sama, untuk menilai dan menyikapi kesempatan - kesempatan yang paling menjanjikan dan isu - isu yang paling kritis.

Jika Anda berkarir di perusahaan kecil, Anda dapat melakukan analisa SWOT sendiri. Jika Anda di perusahaan besar melakukan analisa SWOT memerlukan cukup waktu dan koordinasi. Jika Anda di perusahaan yang banyak kepentingan, ada baiknya mengundang konsultan dari luar untuk mendapatkan pandangan dan analisa yang independen, jujur dan seimbang serta tidak memihak sehingga mengurangi konflik dan masing - masing bagian tetap dapat fokus pada tugas dan kegiatan yang produktif.

Stephanus Tedy Rozali: Kostultan SDM